Stand: 23.04.2021

1. Allgemeines


Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachstehend informieren wir, die Virtual Identity GmbH, Sie über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung Ihrer von uns verarbeiteten Daten sowie Ihre damit zusammenhängenden Rechte gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO).

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf Personen beziehen, deren Identität identifiziert oder identifizierbar ist (z.B. Name, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, IP-Adresse).

Hinweis: Die Webseite www.virtual-identity.com wird allein von der Virtual Identity AG, Grünwalder Straße 10-14, D-79098 Freiburg, betrieben. Details zu deren Datenverarbeitung finden Sie hier.

2.1 Datenverarbeitung bei Anfragen und Veranstaltungen

Wir verarbeiten Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen

  • Ihrer Anfragen an uns (z.B. per E-Mail oder Telefon) oder
  • Ihrer Anmeldung zu einer unserer Veranstaltungen

zur Verfügung stellen auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO).

Ihre Einwilligung erteilen Sie mit dem Absenden bzw. Stellen Ihrer Anfrage an uns oder Ihrer Anmeldung zu unserer jeweiligen Veranstaltung. Wenn Sie uns Ihre notwendigen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Anfrage bzw. Anmeldung nicht bearbeiten.

2.2 Datenverarbeitung von (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern

Wir verarbeiten Daten von potentiellen Kunden, Bestandkunden und Geschäftspartnern

  • zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) oder
  • zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) oder
  • im Rahmen unserer berechtigten Interessen zur Gewinnung und des optimalen Managements von Kontakten und der Wahrung unserer rechtlichen Ansprüche (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) oder
  • im Rahmen von Direktmarketingmaßnahmen im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder unseres diesbezüglichen berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, Erwägungsgrund 47).

Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten können wir keine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingehen bzw. unsere Vertragsbeziehung nicht ordnungsgemäß umsetzen.

2.3 Datenverarbeitung von Bewerbern

Wir verarbeiten Daten von Bewerbern

  • zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Abschluss eines Dienstvertrags, Art 6 Abs 1 lit b DSGVO),
  • basierend auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO), wenn wir Sie als Bewerber weiter in Evidenz halten möchten,
  • zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (insbesondere Ihre Anmeldung als Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung, Art 6 Abs 1 lit c DSGVO).

Wenn Sie uns Ihre Daten im Zuge des Bewerbungsverfahrens nicht zur Verfügung stellen möchten, können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.

3. Gemeinsame Verantwortung

Wir informieren Sie hiermit, dass wir unsere Aktivitäten im Bereich des Kontaktmanagements (CRM) und des Bewerbungsmanagements (HR-Management) als „Gemeinsame Verantwortliche“ gem Art 26 DSGVO mit der Virtual Identity AG, Grünwalder Straße 10-14, D- 79098 Freiburg, betreiben.

Zu diesem Zweck haben wir jeweils Verträge zur Wahrnehmung der gemeinsamen Verantwortung geschlossen. Ziel dieser Verträge ist es, eine klare und transparente Zuteilung der Verantwortlichkeiten zu definieren. Die gemeinsame Verarbeitung betrifft insbesondere die Erfassung, Verwaltung und Protokollierung von Kontakten zum Ziel der Kontaktgewinnung, des Bewerbermanagements sowie der optimalen Betreuung und Pflege der Kundenbeziehung.

Als Kontaktpersonen für Fragen zur gemeinsamen Verantwortung ist vertraglich der Datenschutzbeauftragte der Virtual Identity AG vorgesehen. Seine Kontaktdaten finden Sie hier. Bei ihm können Sie als Betroffener auch direkt weitere Dokumente und Informationen anfordern.

4. Datenweitergabe

Um die unter Punkt 2.1. bis 2.3. dargestellten Zwecke umsetzen zu können, kann es fallweise notwendig sein, dass wir Ihre Daten folgenden Empfängern offenlegen müssen:

EmpfängerZweckRechtsgrundlageSitz (Land)
IT-, Telefonie- und Veranstaltungs-DienstleisterSupport und Wartung der IT- und Technischen Ausstattung; Durchführung und Optimierung der eigenen LeistungenArt 6 Abs 1 lit b und lit f DSGVO (berechtigtes Interesse: Optimierung des eigenen Leistungsangebots)Österreich und EWR*
Banken und VersicherungenDurchführung der eigenen LeistungenArt 6 Abs 1 lit b und lit c DSGVOÖsterreich
Rechtsanwälte, SteuerberaterSteuerberatung und rechtliche BetreuungArt 6 Abs 1 lit b, und lit c und f DSGVO ((berechtigtes Interesse: Durchsetzung von Rechtansprüchen und Abwehr von Schäden)Österreich
Gerichte und BehördenDurchsetzung und Abwehr von AnsprüchenArt 6 Abs 1 lit c und f DSGVO (berechtigtes Interesse: Durchsetzung von Rechtansprüchen und Abwehr von Schäden)Österreich
Kooperationspartner und Sub-AuftragnehmerDurchführung von VertragsleistungenArt 6 Abs 1 lit b DSGVOÖsterreich und EWR
Virtual Identity AGKontaktmanagement; Bewerbungsabwicklung; gemeinsame VeranstaltungenArt 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse: optimales Kontakt-, Bewerbungs- und Veranstaltungsmanagement)Deutschland

Unsere Partner und Dienstleister befinden sich grundsätzlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Wir geben Ihre Daten nur in Drittländer weiter, wenn

  • geeignete Garantien wie beispielsweise durch EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und etwaige Zusatzauflagen erfüllt sind oder
  • eine spezifische rechtliche Genehmigung oder Verpflichtung wie jene der in Art 49 DSGVO genannten zur Anwendung kommt, z.B.
    • wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder
    • dies im Einzelfall zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder des spezifischen Vertrags notwendig ist oder
    • Sie ausdrücklich darin eingewilligt haben.

5. Erhebung von Daten aus anderen Quellen (Art 14 DSGVO)

Um unserem berechtigten Interesse einer optimalen Anbahnung bzw. Umsetzung unserer Vertragsbeziehung nachzukommen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), kann es erforderlich sein, dass wir auch Daten aus anderen Quellen als direkt von Ihnen erheben (müssen). Dies betrifft in aller Regel Kontakt und Profildaten, die wir aus öffentlichen Quellen im Internet (z.B. Ihrer Website) und Einsicht in öffentliche Register (z.B. Firmenbuch) erheben. In Ausnahmefällen bedienen wir uns auch befugter Anbietern von Adressdaten gemäß § 151 GewO.

6. Speicherdauer

Ihre Daten bleiben bei uns nur solange gespeichert, wie es für jene Zwecke erforderlich ist, für die Ihre Daten erhoben wurden. Dabei gelangen insbesondere folgende Speicherfristen zur Anwendung:

  • Aus steuerrechtlichen Gründen bleiben Verträge und sonstige Dokumente sowie zugehörige Korrespondenz aus dem Vertragsverhältnis grundsätzlich für die Dauer von sieben Jahren gespeichert (§ 132 BAO).
  • In Einzelfällen, etwa zur Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen, können Daten auch bis zu 30 Jahre nach Beendigung der Vertragsbeziehung oder bis zum rechtskräftigen Abschluss von gerichtlichen oder behördlichen Verfahren aufbewahrt werden.
  • Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen löschen wir grundsätzlich spätestens sieben Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, es sei denn, es kommt zu einem Vertragsabschluss oder Sie bitten uns darum, dass wir Ihre Bewerbung in Evidenz halten.
  • Daten im Zusammenhang mit einmaligen Veranstaltungsanmeldungen löschen wir grundsätzlich spätestens vier Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat, es sei denn, Sie willigen gesondert dazu ein, weiterhin in unserer Kontaktverwaltung zu bleiben.
  • Falls Sie außerdem darin eingewilligt haben, Marketinginformationen von uns zu erhalten, werden wir Sie im Abstand von 24 Monaten um die Erneuerung Ihrer Einwilligung bitten und andernfalls Ihre Daten in diesem Zusammenhang aus unserer Kontaktverwaltung löschen. 

7. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling durch.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche Ihrer Daten von uns verarbeitet werden (siehe im Detail Art 15 DSGVO), sowie das Recht, Ihre Daten berichtigen oder löschen zu lassen (siehe im Detail Art 16 DSGVO), das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken (siehe im Detail Art 18 DSGVO), das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen (siehe im Detail Art 21 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe im Detail Art 20 DSGVO). Bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter den unten stehenden Kontaktdaten.

Sofern wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit unter den unten angegebenen Kontaktdaten zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung nicht beeinträchtigt (Art 7 Abs 3 DSGVO).

Falls Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet worden sind, kontaktieren Sie uns bitte unter den unten stehenden Kontaktdaten, damit wir Ihr Anliegen gemeinsam klären können. Sie haben auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde in der EU zu beschweren, welche in Österreich die Datenschutzbehörde ist.

9. Kontaktdaten

Haben Sie weitere Fragen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten oder wollen Ihre Rechte ausüben, dann kontaktieren Sie uns gerne unter folgender Verantwortlichen-Kontaktadresse:

Virtual Identity GmbH
Schönbrunner Straße 213-215
A-1120 Wien
t +43 1 522 76 37
e-mail: datenschutz@virtual-identity.com